La gestión de la protección de datos para empresas es hoy en día un pilar fundamental. Una buena gestión puede ayudarnos a que nuestra empresa despegue, y una mala gestión… ¿Sabes a qué nos puede ayudar, verdad? Exactamente, a estrellarnos. Desde la base de clientes hasta la contabilidad, pasando por proveedores, trabajadores o leads captados en redes sociales: toda esa información tiene un valor que debemos aprender a apreciar y a aprovechar. Y, lo más importante, tiene también obligaciones legales, no podemos desentendernos de esta parte. Por eso, comprenderla bien no es solo un tema legal, sino también una cuestión estratégica que contribuye a la consolidación de nuestra empresa.
En esta entrada de nuestro blog, te contamos, sin rodeos ni entrar en tecnicismos innecesarios, qué es lo que debes tener en cuenta para que tu negocio esté al día en cumplimiento normativo, para evitar que te lleves algún susto y reforzar la confianza de quienes se relacionan contigo.
¿Por qué es tan importante la protección de datos para empresas?
Nuestros datos, nuestra información, está cada vez más expuesta, y por eso la normativa vigente tiene como objetivo principal salvaguardar en la medida de lo posible la privacidad de las personas, procurando que las empresas traten o gestionen esos datos con cabeza, delicadeza, transparencia y responsabilidad. Nuestros clientes depositen su confianza en nosotros compartiendo información importante para ellos, lo menos que podemos hacer nosotros es agradecer esa confianza extremando todas las precauciones que tengamos a nuestro alcance.
Es importante que tengas claro que la protección de datos para empresas no va solo de cumplir unas determinadas normas por miedo a ser objeto de una multa más o menos cuantiosa. Más allá de eso, están en juego la reputación, confianza y profesionalidad con las que somos percibidos por nuestra clientela. En una época en la que los ciberataques están a la orden del día y hay una mayor toma de conciencia con respecto a la importancia que tiene nuestra privacidad, cuando una empresa trata los datos de sus clientes con el debido respeto, o cuando no lo hace, se nota. Así que nos tenemos que poner las pilas con ello.
Qué exige la legislación en protección de datos para empresas
Estos son algunos de los puntos más importantes con respecto a los que obliga la ley:
- Informar de forma clara y transparente: cuando recoges datos, debes explicar con detalle para qué los vas a usar, cuánto tiempo los conservarás y con quién podrías compartirlos.
- Tener todo documentado: registros de actividades de tratamiento, contratos con los encargados de abordar ese tratamiento, análisis de riesgos, etc.
- Garantizar derechos fundamentales: como el derecho a acceder, rectificar o eliminar los susodichos datos personales.
- Formar adecuadamente a tu equipo: puedes tener una idea del proceso lo suficientemente clara y cometer el error de dar por hecho que todos tus empleados lo conciben con la misma claridad que tú. Ya que hemos invertido un gran esfuerzo en organizarlo todo de la mejor manera posible, pongamos también de nuestra parte para evitar que un pequeño descuido tire todo ese trabajo por la borda. Una buena formación en la materia es imprescindible para que nuestros empleados y nosotros tengamos la tranquilidad de no estar incurriendo en ningún riesgo innecesario por simple desconocimiento.
- Medidas de seguridad a la altura: copias de seguridad, antivirus, contraseñas robustas, control de accesos, etc.
Si quieres saber con detalle cómo Tego Legal te puede ayudar a concebir de una forma sencilla y práctica todo lo que necesitas saber acerca de la protección de datos de empresas, échale un vistazo a esta sección de nuestra web.
Cuatro errores frecuentes que debes evitar
A veces no se incumple la ley por mala fe, sino por puro desconocimiento, como acabamos de mencionar. Estos son los errores que vemos con más frecuencia en muchas pymes y autónomos:
- Copiar políticas de privacidad de otra empresa sin adaptar nada o prácticamente nada.
- No solicitar consentimiento explícito en los casos en que es obligatorio.
- Pensar que el hecho de ser una empresa pequeña te hace más impune a determinadas infracciones legales.
- No tener un protocolo bien definido en caso de que se produzca una brecha de seguridad.
Evitar estos fallos puede ser mucho más sencillo de lo que pudiera parecer y con ello te ahorras más de un disgusto (y más de una multa).
La protección de datos para empresas y la transformación digital
Si estás digitalizando procesos (CRM, automatizaciones, almacenamiento en la nube…), la protección de datos para empresas cobra aún más importancia. Cada nueva herramienta que uses debe cumplir con la normativa específica para su caso, y tú eres la persona responsable de asegurarte de que, efectivamente, así sea.
Aquí tienes un minichecklist para no perder el foco:
- ¿Tu web tiene formularios con aviso legal y política de privacidad actualizados?
- ¿Tus herramientas están alojadas en servidores seguros?
- ¿Tienes contrato de encargado de tratamiento con los proveedores tecnológicos?
- ¿Gestionas adecuadamente el consentimiento en tus newsletters?
¿Y si no cumplo con la normativa vigente en protección de datos para empresas? Cuidado, las sanciones pueden ser muy elevadas…
Nuestra intención no es ni mucho menos meterte miedo de manera gratuita, pero sí queremos ser claros: la Agencia Española de Protección de Datos impone sanciones cada semana, y no solo a grandes empresas: autónomos, pequeñas academias, clínicas, e-commerce… Nadie está fuera del radar si incumple lo establecido en la ley.
Para que te hagas una idea, las sanciones consideradas leves pueden llegar a alcanzar hasta los 40.000 €. Por eso, en lugar de verlo como un gasto injusto o incómodo, plantéate que invertir en materia de protección de datos para empresas puede ser, de hecho, la forma más inteligente de proteger tu negocio.
En Tego Legal, no te vendemos humo ni te damos plantillas estándar. Estudiamos tu caso con toda la atención que se merece y diseñamos soluciones a tu medida. Si tienes dudas sobre si tu empresa cumple con la normativa o si necesitas una auditoría de protección de datos, puedes contactarnos hoy mismo. Estaremos encantados de ayudarte a dormir más tranquilo/a respetando adecuadamente la privacidad de tus clientes sin volverte loco.
Recuerda: proteger los datos también es proteger tu futuro.
Eleazar García, Responsable del Área de Privacidad y Protección de Datos
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